Het dossier

Veelgestelde vragen over het dossier

• Kan ik mijn dossier inzien?
  Je mag zien wat er in het dossier staat. Maar je mag alleen gegevens en informatie zien die over jouzelf gaat. Dat heeft te maken met de privacywet. Je kunt alleen gegevens over anderen in het dossier bekijken als je toestemming hebt van die persoon.
  
  Kort uitgelegd gelden de volgende regels:

  • • Ben je jonger dan 12 jaar?
      Dan mag je niet in het dossier kijken. Alleen jouw ouders (met gezag) of voogd kan dat namens jou doen.
    • Ben je tussen de 12 en 16 jaar?
      Jij en je ouders (met gezag) of voogd mogen allebei in het dossier kijken. Je ouder (met gezag) of voogd heeft geen toestemming van jou nodig om dit te doen.
    • Ben je 16 jaar of ouder?
      Alleen jij mag in het dossier kijken. Willen jouw ouders (met gezag) of voogd het dossier inzien? Dan hebben zij jouw toestemming nodig.
    • Ben je wilsonbekwaam?
      Dan mogen jouw ouders (met gezag) of voogd in het dossier kijken. Ben jij 18 jaar of ouder? Dan heeft jouw (wettelijk) vertegenwoordiger recht om in het dossier te kijken.
• Hoe vraag ik inzage in het dossier aan?
  Mag jij in het dossier kijken en wil je dat graag doen? Mail dan een kopie van jouw ID bewijs en een verzoek tot inzage naar: inzagesave@samen-veilig.nl. Je kunt ook je medewerker SAVE vragen om een verzoek in te dienen.   Let op: heb je ook contact gehad met Veilig Thuis Utrecht? En wil je de informatie inzien die zij verzameld hebben? Dan moet je daarvoor een apart verzoek indienen bij Veilig Thuis Utrecht
• Wie heeft toegang tot mijn dossier?
  Iedereen die toegang heeft tot het dossier gaat vertrouwelijk om met de informatie uit het dossier. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij niet zomaar met anderen over het dossier mogen praten. Ook moeten zij in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
  
  De volgende mensen en instanties hebben toegang tot het dossier:
  Uitvoering dienstverlening:

  • • Medewerkers van SAVE Jeugdbescherming die betrokken zijn bij de uitvoering van de jeugdbescherming van het kind hebben toegang tot informatie in het dossier. Dat geldt ook voor de vervanger van deze medewerker. Voor gedragswetenschappers en juristen die om advies worden gevraagd kan het ook nodig zijn dat zij toegang hebben tot het dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
    • Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben administratieve medewerkers toegang tot het dossier.

  Onderzoek & controle:

  • • Daarnaast kunnen leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, interne audits en klachtbemiddeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
    • SAVE Jeugdbescherming en/of Samen Veilig Midden-Nederland (moederorganisatie van SAVE Jeugdbescherming) kunnen ervoor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek in het kader van het algemeen belang. Voor dit onderzoek worden dossiers geselecteerd. Indien onderzoekers toegang krijgen tot een dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit persoonsgegevens zijn opgenomen.
    • Jaarlijks krijgt SAVE Jeugdbescherming bezoek van de accountant en het Keurmerk Instituut. Voor de financiële en kwaliteitscontroles die deze instanties uitvoeren, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan mee te werken. Dat geldt ook voor een onderzoek door de (Kinder)ombudsman. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.
• Met wie mogen jullie mijn gegevens uitwisselen?
  SAVE Jeugdbescherming mag persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven. Ook mogen wij niet zomaar persoonlijke gegevens opvragen. Daarvoor hebben wij toestemming nodig van de persoon van wie wij gegevens willen doorgeven of opvragen. Ook moeten wij beoordelen of de privacy van die persoon niet wordt geschonden door het uitwisselen van informatie. In de volgende situaties kunnen wij echter zonder toestemming de informatie met een derde uitwisselen:

  • • Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie bij andere beroepskrachten opvragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. De beroepskrachten moeten ons deze informatie geven. Ook als zij een geheimhoudingsplicht hebben.
    • SAVE Jeugdbescherming is soms wettelijk verplicht informatie te verstrekken. Bijvoorbeeld  aan de Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd bij een calamiteit. Of het verstrekken van het BSN aan een jeugdhulpaanbieder om jeugdhulp te kunnen inzetten.
    • SAVE Jeugdbescherming mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en openbaar ministerie en Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden als dat nodig is om het kind te beschermen.
    • Als het voor het uitvoeren van de jeugdbescherming noodzakelijk is, verstrekt SAVE gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
    • Als er sprake is van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures mag SAVE Jeugdbescherming gegevens uitwisselen met de Klachtencommissie Jeugd Midden-Nederland, het tuchtcolleges en de Nationale- en Kinderombudsman.
    • Als een medewerker vindt dat hij of zij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind of een andere betrokkenen kan voorkomen, dan kan de medewerker persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld de politie of inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
    • Ter controle van de facturering van ons werk geeft SAVE Jeugdbescherming persoonsgegevens (naam/adres/woonplaats/BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten. Dat kunnen zij ook doen als dit voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.
    • SAVE Jeugdbescherming is bevoegd om een melding te doen in het Elektronisch Signaleringssysteem Alle Risicojeugd (ESAR, provincie Flevoland) of in de Verwijsindex risicojongeren (VIR; provincie Utrecht). In deze systemen staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De reden van de melding of inhoudelijke informatie die SAVE Jeugdbescherming over het  kind heeft. wordt er niet in vermeld. Een melding omvat alleen het BSN van het kind, de naam en contactgegevens van SAVE Jeugdbescherming en de datum van de melding.
• Kan ik een kopie krijgen van het dossier?
  Je hebt recht op een kopie van gegevens die over jou zijn opgenomen in het dossier. Wil jij een kopie opvragen? Dien dan een verzoek in bij de medewerker SAVE Jeugdbescherming. Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar je verzoek. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie.
  
  Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van SAVE Jeugdbescherming een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan SAVE Jeugdbescherming. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.
• Kan ik gegevens laten corrigeren?
  Zijn gegevens feitelijk onjuist of niet volledig? Dan heb je het recht op correctie van deze gegevens.
  
  Dien dan een verzoek tot correctie in bij de medewerker SAVE Jeugdbescherming. Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar je verzoek. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie.
  
  Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van SAVE Jeugdbescherming een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan SAVE Jeugdbescherming. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.
  
  Zijn jij en de medewerker het nog niet eens over of gegevens kloppen of niet? Dan mogen deze gegevens tijdelijk niet verwerkt worden (dat wordt ook wel beperken van verwerken van persoonsgegevens genoemd).
• Hoe lang bewaart SAVE Jeugdbescherming mijn gegevens?
  • Heb jij een jeugdbeschermingsmaatregel?
    Dan bewaart SAVE Jeugdbescherming het dossier uiterlijk 30 jaar. Die 30 jaar beginnen als de begeleiding door SAVE Jeugdbescherming stopt.
  • Heb jij een jeugdreclasseringsmaatregel?
    Dan bewaart SAVE Jeugdbescherming het dossier 15 jaar. Die 15 jaar beginnen als de begeleiding door SAVE Jeugdbescherming stopt.
  • Heb jij geen maatregel maar wel begeleiding door SAVE Jeugdbescherming?
    Dan bewaart SAVE Jeugdbescherming het dossier 15 jaar. Die 15 jaar beginnen als de begeleiding door SAVE Jeugdbescherming stopt.
• Waarom wordt er informatie over mij bewaard? (de Archiefwet)
  Archiveren van overheidsinformatie is niet vrijblijvend. De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden en te vernietigen als de bewaartermijn is verstreken.
  
  De Archiefwet geeft het kader waarbinnen dit moet gebeuren. Bijvoorbeeld welke informatie moet worden gearchiveerd, wie daarvoor verantwoordelijk is, hoe lang informatie wordt bewaard en wie de informatie mag inzien.
  
  Het belang van de informatie bepaalt hoe lang deze bewaard moet worden. De Archiefwet zelf bevat geen bewaartermijnen. Deze zijn per organisatie vastgelegd in selectielijsten.
  
  Meer informatie is te vinden op www.nationaalarchief.nl.
• Kan ik het dossier laten vernietigen?
  Je kunt verzoeken om vernietiging van het dossier. Het dossier kan niet vernietigd worden als bewaren van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een ander dan jijzelf of als de wet dit niet toestaat.
  
  Wil jij het dossier of gegevens laten vernietigen? Dien dan een verzoek in bij de medewerker SAVE Jeugdbescherming. Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar je verzoek. Uiterlijk binnen een maand na je verzoek ontvang je een reactie.
  
  Ben je het niet eens met die reactie? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van SAVE Jeugdbescherming een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan SAVE Jeugdbescherming. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.
• Hoe zijn mijn gegevens beveiligd?
  De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.
• Ik heb een klacht over de verwerking van mijn persoonsgegevens
  • Ben je niet tevreden over hoe SAVE Jeugdbescherming omgaat met jouw persoonsgegevens?
    • Bespreek dit dan met de medewerker en/of diens leidinggevende.
    • Of neem contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris kan je onafhankelijk advies geven over de situatie waar je niet tevreden over bent.
    • Je kunt je klacht of verzoek ook indienen  bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Ben je het niet eens met het besluit over jouw verzoek? Dien dan binnen zes weken na de beslissing van SAVE Jeugdbescherming een verzoek in bij de burgerlijke rechter om een besluit te nemen over jouw verzoek aan SAVE Jeugdbescherming. Je hebt geen advocaat nodig om dit verzoek in te dienen bij de burgerlijke rechter.